Конферентните зали са неизменна част от всеки бизнес хотел. Бидейки място, където се провеждат важни срещи, както и инкубатор на идеи по време на трейнинги или обучения, наличието им е една от най-важните предпоставки за категоризирането на един бизнес хотел като добър избор. Различни помещения, обособени като конферентни зали, не предлагат същия комфорт като предварително планираните и изградените като такива. Качествените бизнес хотели предлагат повече от една конферентна зала. Оборудването им е качествено и изпитано.
Ще разгледаме различните функционалности, които трябва да предлага един бизнес хотел, по отношение на своята конферентна зала, за да знаем как да се вземем най-доброто и информирано решение.
Едно от най-важните неща, които трябва да се отбележат при провеждане на бизнес събитие, е възможността за разнообразно подреждане на залата според различните потребности на самото събитие. Съществуват доста варианти за подреждане на конферентната зала, като повечето са широко приети, заради стандартите, по които се работи. Един добър бизнес хотел трябва да разполага със зала, която е достатъчно голяма, за да предлага възможност за използване на повечето от тези подредби, или с няколко зали, които съответно да покриват различните изисквания. Например, подредба тип „Театър“ е много подходяща за обучения и лекции – така вниманието е насочено към оратора, който е в центъра на залата, а разположените назад слушатели нямат възможност да се разсейват. Конфигурирането тип „Заседателна зала“ значително намалява броя на възможните присъстващи, но е изключително подходяща за малки фирмени мероприятия, като заседания, бизнес срещи и презентации. Други начини за подредба включват: тип „Класна стая“, „U-образна“ или „П-образна“, тип „Банкет“ или други.
Освен подредбата на залата е важен и самият интериорен дизайн на помещението. Ярко осветената зала със естествена дневна светлина и големи прозорци е важна част от уюта, който трябва да предоставя едно помещение. Освен това, водещият събитието непременно трябва да има контрол върху изкуственото осветление и евентуалното пълно затъмнение на помещението.
Наличието на достатъчно удобства и оборудването с най-добрите конферентни технологии е особено важно за успешното провеждане на мероприятия. На първо място, безжичният интернет (не само в самата зала) е задължително условие за всяко помещение. Наличието на компютър, прожекционен екран и лазерна показалка (clicker/pointer) може да изгледа като подразбираща се част и ненужно за споменаване, но всъщност дори като неизменна част от всяко събитие, не се предлагат автоматично навсякъде. Допълни екстри биха могли да бъдат: слушалките за симулативен превод, USB флаш памет, допълнителни мебели/столове, бяла дъска и маркер за писане, флипчарт, място за поставяне на важни документи и папки и други.
Други важни услуги, които добрите хотели предлагат, са: възможност за кетъринг; професионален екип от асистенти, предоставящи помощ при цялостното организиране – от принтирането на документи, през организиране и разпределение на местата, до настаняване на гостите; помощ при намирането на квалифициран преводач при нужда; организиране на кафе паузи; възможности за декорация на залата и други.
Конферентната зала винаги трябва да може да се променя при нужда. А добрият бизнес хотел трябва да посреща и да може да се наглася според всяко изискване на своите клиенти.